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世界500强常用的项目管理工具和方法

前   言 

向专业管理要效率

 

下面介绍九种高效率的处理工作和事情的原则和方法,通过学习这些方法让你的工作变得有条不紊,可进可退,并且通过这些以前你从不知道的法则和分析方法来锻炼你的分析和处理事情的能力,一起涨姿势。

 

1、二八原则

巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”按事情的“重要程度”编排事物优先次序的准则是建立子啊“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明:80%的销售额是源自20%的顾客;80%的电话是来自20%的朋友;80%总产量来自20%的产品;80%的财富集中在20%的人手中。

启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

 

2、SWOT分析法

Strengths:优势

Weaknesses:劣势

Opportunities:机会

Threats:威胁

 

帮你清晰的把握全局,分析自己在资源方面的优势和劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。

 

3、鱼骨图分析法

5M因素包括人、机、料、法、环5个方面:

“人”指的是造成问题产生人为的因素有哪些;

“机”通俗一点就像战斗的武器,通指软、硬件条件对于事件的影响

“料”就如武器所用的子弹,指基础的准备以及物料

“法”与事件相关的方式与方法问题是否正确有效

“环”指的是内外部环境因素的影响。

 

5个方面就像鱼的“主刺”一样,每个主刺上还有很多的小刺,这些小刺就是与主刺相关的问题,来构成了一条难以下咽的鱼骨头,如果不拔掉,一不小心就会卡住喉咙,让人痛苦不堪。

 

4、PDCA循环

Plan:制定目标与计划

Do任务展开,组织实施

Check对过程中的关键点和最终结果进行检查

Action纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划

 

意义:每一项工作,都是一个pdca循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能取得完善每一项工作,完善自己的人生。

 

5、5W2H

  • What:命工作的内容和达成的目标

  • Why:做这项工作的原因

  • Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人

  • When:在什么时间、什么时间段进行工作

  • Where:工作发生的地点

  • How:用什么方法进行工作

  • How much:需要多少成本


意义:做任何工作都应该从5W2H来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用5W2H,能节约写报告及看报告的时间。

 

6、SMART原则

  • Specific→具体的

  • Measurable→可测量

  • Attainable→可达到的

  • Relevant→相关的

  • Time based→→时间性

 

意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是 SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。

 

7、WBS分解原则

将主体且标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

 

WBS分解的方法:

至上而下与至下而上的充分沟通;一对一个别交流所有活动全部定义清楚。

意义:学会分解任务,只有将任务分解得足够细,才能心里有数,才能有条不紊地工作,才能统筹安排您的时间表。

 

8、名义群体技术

名义群体在决策制定过程中限制讨论,故称为名义群体技术(Nominal group technique)

成员集合成一个群体,但在进行任何讨论之前,每个成员独立地写下他对问题的看法

经过一段沉默后,每个成员将自己的想法提交给群体。然后一个接一个地向大家说明自己的想法,直到每个人的想法都表达完并记录下来为止(通常记在一张活动挂图或黑板上)。所有的想法都记录下来之前不进行讨论。

群体现在开始讨论,以便把每个想法阐明清楚,并作出评价。

每一个群体成员独立地把各种想法排出次序,最后的决策是综合排序最高的想法。

这种方法的主要优点在于,使群体成员正式开会但不限制每个人的独立思考,而传统的会议方式往往做不到这一点。


9、头脑风暴法

头脑风暴法是为克服群体压力抑制不同见解而设计的鼓励创造性思维的常见方法。鼓励提出任何种类的方案设计思想,同时禁止对各种方案的任何批评。头脑风暴法仅是一个产生思想的过程。

具体做法:6至12人环桌而坐,主持人阐明问题,并保证每个人都完全了解该问题。然后每个人各抒已见,充分发挥想象力,互相启发,发表自已想到的各种可能的选择方案。不允许任何批评,并且所有方案都当场记录下来,留待稍后再讨论和分析。


两条原则

1、迟延评判

2、量变酝酿质变


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